Gli strumenti del bio_gennaio 2019 relazione art. 63_quarta parte

Gli strumenti del Bio: la tracciabilità (Relazione art. 63)/quarta parte

In questa quarta e ultima parte affrontiamo il terzo, in ordine d’importanza, degli argomenti che devono essere presenti nella relazione: la tracciabilità aziendale.
Nei precedenti tre articoli dedicati all’argomento della predisposizione di una buona relazione art. 63 (il piano della qualità del biologico), abbiamo visto qual è il quadro normativo di riferimento e come affrontare la descrizione di due degli argomenti più importanti che devono essere trattati: i prodotti e i processi produttivi per i quali si chiede la certificazione biologica.
Procediamo con l’ultima parte di questa incursione nella Relazione art. 63 parlando di tracciabilità.

Rintracciare la storia di un prodotto bio

Cominciamo da una semplice definizione. La tracciabilità è il sistema di registrazione dei dati di produzione che permette in ogni momento di poter ripercorrere a ritroso la storia di uno specifico lotto di una referenza immessa sul mercato, ovvero di permetterne la sua rintracciabilità.
La tracciabilità richiesta dal sistema di controllo del biologico coinvolge tutte le procedure operative aziendali previste dalla qualifica del fornitore fino alla consegna al cliente.
Facoltativo ma molto importante in certe filiere a particolare rischio, come ad esempio quando ci si rifornisce direttamente dai produttori agricoli, è estendere il controllo e la raccolta dati fino all’origine del processo produttivo del fornitore. Questa estensione che, ripetiamo, non è prevista dalla normativa europea né nazionale, comporta la sottoscrizione di capitolati di fornitura specifici nei quali sia previsto che il fornitore non si possa limitare a presentare i documenti di certificazione standard (Documento Giustificativo e Certificato di Conformità), come in una normale procedura di qualifica del fornitore, ma debba rendere disponibili i dati relativi al proprio metodo di coltivazione, i mezzi tecnici impiegati e presentare documenti quali il Programma annuale delle produzioni vegetali (PAPV), sostanziale per avere un dato previsionale delle colture e dei volumi potenziali di vendita di prodotto in natura.
In questi capitolati sarà poi imprescindibile prevedere il consenso del fornitore al controllo in campo da parte del cliente; ma quello degli audit è un argomento che esula da quanto stiamo trattando.

Informazioni collegate tra loro come anelli di una catena

Creare un sistema di tracciabilità significa realizzare una catena d’informazioni legate tra loro senza soluzione di continuità. Ai due estremi della catena, il primo e l’ultimo anello, avremo due codici: i lotti di produzione delle materie prime e dei prodotti finiti. Sono informazioni che non possono mancare.
Non esiste tracciabilità se il sistema di autocontrollo aziendale non prevede l’identificazione attraverso l’attribuzione dei lotti. Quelli che dobbiamo costruire sono tutti gli anelli che collegano questi primi due, e saranno in numero diverso in funzione della complessità del processo produttivo e delle fasi di trasformazione previste.
Un semplice esempio di come attuare un sistema di tracciabilità, in assenza di gestionali ad hoc, è quello della creazione di un percorso documentale lungo tutte le fasi del processo produttivo, basato su due elementi: le schede di registrazione e le chiavi di collegamento tra le varie schede utilizzate. Le condizioni necessarie perché il sistema funzioni sono che tutti i prodotti, (materie prime, gli ingredienti, additivi, coadiuvanti di fabbricazione, eccetera) siano correttamente identificati.
Se, per esempio, il fornitore non consegna merce con un lotto identificativo (e non fosse possibile fargli perdere questa pessima abitudine…) si dovrà intervenire in fase di accettazione attribuendo un lotto interno per ogni merce che ne fosse priva.

La tracciabilità, in pratica

Vediamo quindi come si può caratterizzare la procedura di tracciabilità aziendale applicata alla fase di accettazione.
L’identificazione e la registrazione in ingresso devono riguardare tutti i prodotti che sono coinvolti nel processo produttivo delle referenze biologiche (in teoria non solo quelle). Presumibilmente la situazione delle merci in ingresso sarà mista: alcune saranno identificate da lotti attribuiti dal fornitore, altre no.
Si dovrà decidere quindi se sia più opportuno attribuirne di interni solo a quelle che ne sono prive. Oppure se convenga attribuirne uno interno a tutte, indipendentemente dalla presenza di quello dato dal fornitore che a quel punto non sarà conservato, registrato, oltre la fase di accettazione merce. In tutti i casi, la procedura di tracciabilità dovrà prevedere i due elementi di cui si è detto sopra: scheda e chiave.
Nella fase di accettazione possiamo individuare tre schede di registrazione, o meglio tre documenti che possono soddisfare a tale funzione:

  1. i documenti di accompagnamento della merce;
  2. la scheda di controllo in accettazione merce;
  3. il registro di gestione del magazzino delle materie prime.

Questi documenti devono essere presenti, ovviamente, e sono utilmente utilizzabili anche per la gestione della tracciabilità facendo, in caso, solo piccole integrazioni. Richiede uno sforzo maggiore di fantasia la creazione di efficaci chiavi di collegamento tra i tre documenti. Infatti, perché sia una catena ci dovrà essere, tra un anello e l’altro e tra un documento e il successivo, quel punto di contatto che permetta di recuperare il documento nel quale sarà nuovamente presente quella materia prima, ingrediente, additivo, eccetera, di cui si deve conoscere la storia.
La chiave di collegamento, quindi, dovrà essere un dato, un’informazione presente in un preciso spazio individuato in ogni scheda di registrazione che fornirà l’indicazione di dove dirigersi per raggiungere la tappa successiva del percorso di ricerca. Un gestionale risolve il problema in automatico; nel caso di una gestione prevalentemente cartacea, invece, si dovrà trascrivere l’informazione che identifica il documento successivo; la chiave sarà quindi un codice identificativo attributo a quel documento, la data in cui è avvenuto il trasferimento da accettazione a magazzino materie prime o altro in funzione della nostra fantasia e razionalità.
Ovviamente più il sistema sarà razionale, più sarà semplice da comprendere anche per il personale incaricato del controllo che potrà più facilmente svolgere il proprio lavoro.
Il metodo appena illustrato dovrà essere applicato a tutte le fasi produttive successive, fino all’uscita del prodotto dall’azienda.

 

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